休日出勤か深夜残業か～単なるグラフ作成なのに…

こんにちは、リサーチ会社のきしんです。

今日これから休日出勤します。

 

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ただのグラフ作成じゃない

今日やる業務では、定量調査をグラフ化したレポートを作るリサーチ会社の、お手伝いをしていて、

何度も行っている調査のため、グラフの更新作業がメインになります。

普通、グラフ作成って一度フォーマットさえ決まれば後はラクなのですが、これに限ってはPowerPointで作るレポートに、Excelからのリンク貼り付けをするのが禁止で、全部埋め込みグラフになっています。

そうすると、一つのファイルにまとまるのですが、時間がやたらかかって作業効率が著しく落ちるんですよね。

しかもグラフの中に貼る元のクロス集計表もたくさん種類があって、なかなかそれにたどり着かないし、更にグラフ化に当たっての加工もあるという状況です。

ちなみにクロス集計表とはこういうものです。実際にはもっと設問内容が複雑だったり、選択肢数が多かったりします。

ExcelやPowerPointの作業が得意な派遣社員を3人呼んで10人日確保し、超余裕状態にしておいたのに、作成が初見の人には難しすぎて結局作業を私たち社員が巻き取って行っています。

そんな状況ですが、来週火曜納品のため、先輩の手を借りたりし、ギリギリ間に合う計算でした。

深夜残業か休日出勤か

一踏ん張りすれば深夜残業でなんとか休日出勤はしなくていいくらいの進捗でした。

しかし、後輩が昨日の金曜の21時頃になって、

今日はもう疲れたから明日（祝日の金曜日）に出勤します

と言ってきたのです。

ギリギリ納品に間に合うか否かの危ない状況…

しかし新卒の後輩に休日出勤をさせるのはよくない…

すごく悩みました。

悩んで、悩んで、結局休日出勤を許可してしまいました。

あなたならどうしますか？

火曜日の納品には間に合う計算…

とは言え、それは深夜残業を含めた計算…

そうしたら早めに残業して、休日手当もつけて、平日は余裕を持って早く帰っても同じだと思いますか？

しかし、やっぱり休みの日まで仕事のこと考えたくないという人もいますよね？

だから休日出勤手当てがあるんでしょうし。

言い訳ですが、私は後輩に2～3ページ分の未作成グラフを作るようお願いしただけで、それは3～4時間あれば終わるものでした。

そして後輩は月曜日にその時間を取ってくれていました。

だから、終わる計算ではあったんです。

残る作業は作成グラフのチェックで、これはだいたい4人日くらいかかります。

これも、金曜の私の1人日、月曜の私の1人日、火曜の私と先輩の2人日で終わる計算でした。

ギリギリですが…

残業の原因は？

スケジューリング？

そもそももっと余裕を持ってスケジュールを組むべきというのが正論だと思うのですが、社員であれば6人日くらいで終わるグラフ作成業務を派遣社員に10人日取ってお願いして、十分に余裕を持っていました。

ともすれば、10人日の確保を先輩に相談したときに、「時間を取りすぎじゃないか？」と減らされそうになったのを、不慣れな作業である点と、次回以降のグラフ作成を簡単にするための改変作業を含む点を伝えて、ようやく10人日確保していたのです。

派遣社員の作業のチェック体制？

少し問題があったと感じるのは、派遣社員の作業を細かい頻度でチェックする体制が欠けていたことです。

毎日18時に派遣社員が帰った後に、軽くグラフ作成の内容をチェックしていたのですが、

そこで最終チェックと同じレベルでデータソースの紐付けや見た目の調整まで細かく踏み込んで指摘し、やってもらうべきでした。

ただ、結局チェックはしますし、チェックでの出戻りはあるものの、同じパターンの出戻りは少ないので、指摘を細かくしたところで効果があったかは不透明です。

派遣社員の選定？

いや、そもそも派遣社員のスキルをきちんと把握できていなかったというのもあります。

3人呼んだうち、1人は期待以上、2人は期待以下でした。

期待以下のうち1人は2日間で5ページ程度しか進められず、1時間1ページ想定の作業だったにも関わらず、大幅に遅いペースでした。

派遣会社には、元リサーチ会社でクロス集計表を見慣れていて、Excel作業に慣れている人を呼ぶようお願いしていました。

Excel作業の慣れ具合も、VLOOKUPなどの関数が使えたり、セルの参照ができたり、とレベルは伝えていました。

問題だったのは、やってみると意外に使う機能が多いことです。

前回のグラフ更新作業も私はやっていたのですが、久しぶりにやってみると、セルの書式設定だったり、シートを並べて表示したり、検索機能を使ったり、セルの貼り付けは形式を選んで行ったりと、色々ありました。

ただ、これはそれぞれが難しいというわけではなく、膨大な情報量を前にしたときに、最も効率的な方法で使いこなせるかという意味での難しさが大きかったですね。

これを何と言って派遣会社にお願いすればいいのか…

グラフの更新作業経験あり、といっても単なるグラフじゃないんですよね。

スマートな社会人としてどうすべきだったのか、悩んでしまう祝日です。

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