【議事録メモが劇的にうまくなる方法】わかりやすい議事録の書き方とは?


ウィル
ウィルときしんwill_and_kishin)のウィルです。

議事録って大事ですよね。

会議の内容や決めたことを残しておくことは極めて大事なことのように思います。

 

特に頻繁に会議をしたり、決めなければならないことが多い時には議事録の重要さは一層高まるかと思います。

 

僕がバイトをしている会社でも、会議がよく行われています。

ところが、その会議では議事録が取られないのです。

 

会議の内容を記録として残さないなんて、どういう神経しているの?

と思いますが、案外こういった会社は多いのかなと不安になりました。

それによって不利益も生じている訳であります。

僕は驚きを隠せませんでした。

 

そこで今回は、メモや議事録を取らない社会人の会議はこうなるということについてお伝えします。





議事録を取らない社会人の会議はこうなる

同じことの繰り返し

議事録を取らない社会人の会議は同じことの繰り返しです。

 

頻繁に会議を開いてはいつも同じようなことを話し合っています。

もはや会議サークルと呼んでしまいたいくらいに同じことの繰り返しなのです。

 

同じことの繰り返しになってしまう理由は以下が原因かと思います。

●前の会議の内容を覚えていない

●この会議で決めるべきことが理解できていない

●話し合うべき理由が理解できていない

 

基本的には何をすればいいのかを理解している人がいないのです。

こんな状態では議論は不毛としか言いようがありませんよね。

話し合うこと自体に価値を見出す

議事録を取らない社会人の会議は話し合うこと自体に価値を見出します。

 

会議をすること自体に達成感を感じてしまうのです。

 

だから、会議の中身がなくなります。

 

そもそも会議をする理由は以下が主なものです。

●現状の課題を共有する

●達成したい目標を設定する

●目標達成に向けた具体的なスケジュールを設定する

 

会議はおしゃべりではないのです。

は会議をしているだけで意味のあるものだと誤解しているなんて、論外としか言いようがありません。

解決に向かわない

議事録を取らない社会人の会議は解決に向かう兆しが微塵も感じられません。

 

解決に向かわない理由は様々なのですが、代表的な物には以下があります。

●話題が抽象的すぎる

●利益と損失の比較ができていない

●理想ばかり追求する

●具体的な数値を設けない

●具体的な期日を設けない

●責任の所在が不明確

 

これらの事情は本来は会議をする際に徹底的に排除しなければならない要素です。

中途半端な話し合いをしていても意味がないですから。

そういう1人1人の自覚も抜けているんでしょうね。

決定事項が簡単に覆る

議事録を取らない社会人の会議は、決定事項がいとも簡単に覆ります。

 

これには以下の理由が考えられます。

●決定の根拠がない

●軸・一貫性がない

 

論理性が完全に欠如しているんですよね。

だから、前の会議で既に決定済みのことを平気で取り出したり、今の議論を関係のない内容をほじくり返したりします。

 

一体なんのために会議をしているのでしょうか…

議事録の役割

わざわざ書く必要もないのかもしれないですが、議事録の役割も理解していない社会人が身近にいるということで一応まとめます。

 

議事録の役割は大きく下記の2つになるかなと思います。

会議をしたという証拠

議事録には会議をしたという証拠を残す役割があります。

 

これは会社の規模が大きくなればなるほど重要になってくるものです。

 

いつどこで誰がそのことについて話し合ったのかの記録が残っていないと、プロジェクトが適切に進んでいるかが分からなくなります。

 

現状なにがどのくらいの規模で進んでいるのかを書き留めておく必要は当然あります。

会議で取り決めたことの証拠

議事録には会議で取り決めたことを保存しておく役割があります。

 

当然ですが、人間の記憶力というのは限界があり、いま覚えていることの半分以上は来月の今日には忘れてしまいます。

意識的に覚えていようとすることでも忘れてしまうものです。

 

これは個人の能力や努力うんぬんの話ではなく、脳の構造自体が忘れるようにできているので仕方がないことです。

 

ですので、会議で取り決めたことは議事録に残しておかないといつか全員が忘れてしまうのです。

忘れてしまうのならまだいいのですが、記憶が歪曲されてしまう場合には注意が必要です。

 

取り決めたことと別のことが記憶されてしまうのですから。

 

やはり、議事録を残しておく必要性は多分にあります。

最後に

議事録を取らない会議があったとしたら、ブラック企業の危険信号です。

ウィル

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